ARBEITSORGANISATION
So e-mailen Sie (im Geschäftsleben) richtig:
Knigge für E-Mail-Erfolg
Allein im Jahr 2005 sollen weltweit täglich 35 Milliarden
E-Mails versandt worden sein. Dennoch fehlt es vielen Usern immer noch an der
Perfektion, die das E-Mailen im Geschäftsleben erst richtig erfolgreich macht.
In diesem kleinen E-Mail-Knigge finden Sie acht Tipps, die ihnen helfen werden,
perfekt und professionell zu mailen.
Betreff - bitte kurz und knackig!
Ihre Betreffzeile entscheidet, ob die Nachricht
überhaupt gelesen wird. Viele bekommen heute schon über 100 Mails am Tag. Wer
da keine aussagekräftige Betreffzeile liefert, kann sich gleich die ganze Mail
sparen. Noch schlimmer: gar keine Betreffzeile.
Keine Romane!
E-Mails sind kein Ersatz für ausführliche Briefe. Sie sind
kurze, schnelle Mitteilungen und sollten übersichtlich, prägnant und flott
sein. Müssen sie mal etwas län-ger sein, machen Sie alle vier bis fünf Zeilen
einen Absatz. Mail-Längen, die ein Scrollen erfordern, ärgern nur, deshalb: „No
Scroll, no Groll."
Immer schön höflich bleiben!
Viele beginnen ihre Mail mit „Hallo" und duzen den
Adressaten ungefragt. Was im englischsprachigen Raum üblich ist, stößt zum
Beispiel Schweizern oder Österreichern meist sauer auf. Also kein „Hi"
oder „Hey" zum Anfang. „Hallo, Herr Meyer" oder „Guten Tag, Herr
Meyer" hat sich bei uns als E-Mail-Anrede zwar schon eingebürgert, aber
auf die Form Wert legende Ausländer und höhergestellte Persönlichkeiten, die
man nicht persönlich kennt, sollte man mit „Sehr geehrte(r) ..."
ansprechen. Auch „bitte" und „danke" haben schon manche Tür geöffnet,
wenn sie nicht zu dick aufgetragen wurden.
Niemals in BLOCKSCHRIFT!
gen echt cool sein, aber nur unter privaten Freunden. Im
Geschäftsleben schreibt man ehrlich gemeinte Grüße aus. Wer nicht Dauer-Chatter
ist, versteht ansonsten nur Bahnhof.
Massen-Mails in Maßen!
Gruppen-Mails sind gut geeignet, um einen Termin bekannt zu geben oder Einladungen zu verschicken. Nicht aber, um Berufliches zu diskutieren, umfangreiche Info- oder Kettenbriefe zu versenden. Sie selbst wollen ja auch nicht zugemüllt werden. Schicken Sie bei Massenaussendungen auch nicht die Adressen Ihrer Geschäftspartner mit. Schreiben Sie in die Empfänger-(An:)Zeile die jeweilige Mail-Adresse und verstecken Sie die übrigen im "Adressbuch".
Auch für Mails gelten deutsche Recht-schreibregeln. Mancher
benutzt hier - in Anbetracht der häufigen Reformen - mitunter seine eigene
Rechtschreibreform. Aber jedes Mail-Programm hat auch ein
Rechtschreibprogramm. Nutzen Sie es - vor allem im Job. Und: Die Mails nur in
Kleinschreibung zu verschicken, gilt als unhöflich oder schlampig.
Achten Sie auf die Form - wer z. B. seine Mails in
Großbuchstaben schreibt, wird als Schreihals angesehen. Auch nur um wichtige
Dinge oder Passagen hervorzuheben, sind sie ungeeignet (Ausnahme: vielleicht
Firmennamen, die so geschrieben werden).
Kein Chinesisch!
Verwegene Kürzel wie mfg und Ig (liebe Grüße), gr (Gruß)
oder cu (see you) mö¬
No Smileys?!
Smileys lockern die E-Korrespondenz auf und weisen auf
positive Referenzen oder witzige Stellen hin. In privater E-Post sicher ganz
nett, aus Ihren Business-Mails sollten Sie die Smileys aber unbedingt
verbannen, wenn Sie ernst genommen werden wollen.
wwwvbg.de Sicherheitsreport 2/2007 31
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