Tutorial Access 2016

Diese Schulung in Englisch gibt einen Überblick über alle Funktionen und Zusammenhänge von Access 2016. 

Microsoft Access [ˈmaɪ.kɹoʊ.sɒft ˈæk.sɛs] (kurz MS Access, nach englisch access, deutsch ‚Zugang‘) ist eine Anwendung innerhalb der Microsoft-Office-Familie und ist als einzelne Büroanwendung oder als Bestandteil von Office Professional (Office-Paket) erhältlich.

Access kombiniert die Microsoft Jet Engine als relationales Datenbankmanagementsystem mit den Werkzeugen einer integrierten Entwicklungsumgebung, die mit ihren grafischen Benutzeroberflächen insbesondere für die Zielgruppe Endbenutzer zur Herstellung von Datenbankanwendungen geeignet ist.

Access unterstützt (mit Einschränkungen) die Datenbank-Programmiersprache SQL-92.Standardmäßig speichert Access alle Daten einer Datenbankanwendung in einer einzigen Datei des eigenen mdb-Dateiformates (bis zur Version Access 2003) bzw. des accdb-Dateiformates (ab Version Access 2007) ab. Dieses schließt sowohl Elemente der Oberfläche, als auch die Datenbanktabellen ein. Alternativ ist es sehr einfach möglich, die Daten (Tabellendefinitionen und den Datenbestand) im Unterschied zur Oberfläche (und weiteren VisualBasic Modulen und Makros, Reports usw.) in verschiedenen Dateien zu halten (Front- bzw. Backend). Beim Einbinden bzw. Verknüpfen von externen Datenquellen (Tabellen) können verschiedene Access-Versionen, aber auch Access-fremde Formate wie dBASE, sowie viele gängige Datenquellen z. B. über ODBC angesprochen werden.

Im Gegensatz zu früheren PC-basierenden Datenbanksystemen unterstützt Access ein relationales Datenbank-Modell mit referentiellen Integritätsprüfungen. Um extern auf Access-Datenbanken zuzugreifen, eignet sich unter anderem die ebenfalls von Microsoft entwickelte ODBC-Programmierschnittstelle. Ferner kann auf Access-Datenbanken auch von anderen Programmiersprachen, zum Beispiel Delphi, Visual Basic etc. durch den Einsatz von ADO oder dem etwas älteren, aber auf MDBs zugeschnittene DAO zugegriffen werden. Um lediglich dieses Format einzubinden, braucht Access weder lizenziert noch installiert zu sein. Ab Windows 2000 ist ADO als Teil von MDAC ein Bestandteil des Betriebssystems. Für frühere Windowsversionen kann es kostenfrei nachinstalliert werden.

Access, das auf der Microsoft Jet Engine als Datenbank-Backend basiert, eignet sich gut für kleinere bis mittlere Datenbanken bei (etwa) bis zu zehn gleichzeitig zugreifenden Benutzern. Darüber hinaus empfiehlt Microsoft die recht einfache Migration zum MS-SQL-Server. Um den Mehrbenutzerzugriff innerhalb des mdb-Dateiformats einfach zu gestalten, erfolgen Schreibzugriffe bei älteren Versionen einer Access-mdb-Datenbank immer am Dateiende. Gelöschte oder abgeänderte Elemente bleiben als „Löcher“ in der Datei stehen, bis die Access-Datei komprimiert (im engeren Sinne ist es ein Defragmentieren der Datenbankdatei selbst) wird. Bei neueren Versionen ist ein regelmäßiges Komprimieren nicht mehr erforderlich. Durch schrittweise erweiterte, unter anderem Cache-basierte Zugriffstechniken, war es bereits ab Version 1.0 möglich, auch in Netzwerken beachtliche Zugriffsgeschwindigkeiten zu erreichen.

Der Betrieb von Access-Anwendungen im LAN ist an eine stabile Netzwerkumgebung gebunden. Bereits kleine Aussetzer lassen die Verbindung zum Backend abreißen. Access bleibt dabei meist stabil, lediglich die betroffenen Anwender müssen ihre Datenbankapplikation neu starten. Bei stabiler Hardware und Netzwerk wird nur in seltenen Fällen eine Reorganisation (Reparatur und Komprimierung) der Datenbank erforderlich. Access ist mit seinem mdb-Dateiformat im Vergleich zu anderen dateibasierten Datenbanken stabil, wenngleich klassische SQL-Server üblicherweise weit stabiler sind. In der Praxis sind in standardmäßig eingerichteten Netzwerken, zum Beispiel auf Ethernet-Basis, keine Probleme zu erwarten.

Für den Einsatz in heterogenen Netzwerken oder im WLAN ist Access allerdings – wie alle dateibasierenden (statusgebundenen) Zugriffsverfahren, die konkurrierend über das Dateisystem erfolgen – weniger geeignet, hier sollten Datenbankserver (DB2-Server, MS-SQL-Server, MySql-Server, usw.) bevorzugt werden.

Um diese Schwächen zu überwinden, basiert der Datenbankzugriff von Access schon seit den ersten Versionen auf einer SQL-Engine, die eine einfache Migration zu einem SQL-Server ermöglicht. Dazu wurde Access ab der Version 2000 so erweitert, dass Anwendungen direkt auf einer Datenbank, die auf einem Microsoft SQL Server betrieben wird, aufgebaut werden können, anstatt sie über ODBC einzubinden. Für diesen Zweck wurde ein neues Dateiformat mit der Endung adp entwickelt und der Dateizugriff von DAO (Data Access Objects) auf das vielseitigere ADO (Active Data Objects) umgestellt. ADO abstrahiert wesentlich stärker von den verwendeten Datenbankquellen als sein Vorgänger und hat daher eine höhere Zugriffsgeschwindigkeit. 

Mit Access wird ab Version 2000 eine kostenfreie Desktop-Version des Microsoft SQL Server ausgeliefert, die sich direkt über die Access-Oberfläche verwalten lässt. Daher ist es nicht nötig, eine zusätzliche Programmlizenz zu erwerben. Allerdings sind die Verwaltungsmöglichkeiten der SQL-Server-basierten Funktionen (z. B. Berechtigungen) im Vergleich zur Vollversion stark eingeschränkt, weswegen für größere Projekte die Verwendung des MSSQL-Servers zweckmäßig ist. Seit SQL Server 2005 trifft dies aber nur noch bedingt zu, da mit dieser Version das Management Studio Express kostenlos mitangeboten wird.

Durch die Bereitstellung von visuellen Programmierobjekten, die speziell im Hinblick auf den Datenbankzugriff optimiert sind, ist es mit Access möglich, innerhalb von kurzer Zeit datenbankbasierte Anwendungen zu erstellen (Rapid Prototyping), ohne umfangreiche Programmierarbeiten (wie sie z. B. in C oder C++ notwendig sind) durchführen zu müssen. Dabei ist es möglich, auch auf Skripte zurückzugreifen, die in einer speziellen Makro-Sprache erstellt wurden. Um auch komplexe Anwendungen erstellen zu können, ist in Access eine Entwicklungsumgebung für Visual Basic for Applications (VBA) integriert. Zur Verbesserung der Geschwindigkeit der Programmausführung kann der auf Basis von VBA erstellte Quelltext kompiliert und als optimierter Programmcode, auch „P-Code“ genannt (von „Pseudocode“ abgeleitet, hier jedoch andere Bedeutung) in der Datenbankdatei (identisch wie in der *.MDE) gespeichert werden.

Zur Weitergabe entwickelter Datenbanken an Benutzer, die kein Access besitzen, gibt es die Runtime-Versionen. Diese werden mit der Office Developer Edition erstellt, welche je nach Access-Version kostenfrei oder kostenpflichtig ist.