Microsoft Outlook (engl. []) ist eine weit verbreitete Software der Firma Microsoft zum Empfangen und Versenden von E-Mails sowie zum Verwalten von Terminen, Kontakten, Aufgaben und Notizen (Personal Information Manager). Sie läuft auf den Betriebssystemen Windows und macOS und ist in der mobilen Version als App für Android und iOS verfügbar.
Outlook ist primär der Client zum Exchange Server, ein Einsatz ohne Exchange ist aber auch möglich. Erstmals erschien es 1997 im Zusammenhang mit Microsoft Exchange Server 5.5, wo es den „Exchange Client“, der bis Exchange Server 5.0 noch ausgeliefert wurde, sowie Schedule+ vereinte und ersetzte. Durch die starke Integration in Microsoft Office kann Outlook auch als Teil des Office-Pakets von Microsoft angesehen werden und wird auch als PIM mit diesem zusammen verkauft.
Bei dem E-Mail- und Newsclient Outlook Express handelte es sich trotz der Namensähnlichkeit von Anfang an um ein eigenständiges Programm.
Der Datenschutz ist in den neuesten Versionen stark eingeschränkt, da das neue Outlook Passwörter, E-Mails und andere Daten an Microsoft sendet.
Outlook speichert einzelne E-Mails, einschließlich Anhängen und Terminen, unverschlüsselt und nicht komprimiert im Containerformat Microsoft Exchange mail document (.msg).[5] Die Gesamtheit der Mitteilungen (E-Mails, Kalender, Kontakte etc.) legt es in Personal-Store-Dateien (.pst) ab. Bis Outlook 2002 war diese auf 2 GB begrenzt. Ab der Version Outlook 2003 kann die PST-Datei in einem Unicode-Format gespeichert werden und ist in diesem Modus nicht mehr auf eine bestimmte Größe begrenzt. Outlook-Versionen, die älter als Outlook 2003 sind, können mit diesen Unicode-PST-Dateien nicht arbeiten. IMAP-Ordner sind erst seit Outlook 2007 Unicode-fähig.
Die Outlook-Produktreihe, wie auch die neueste Entourage-Version, spielen ihre vollen Funktionsmöglichkeiten im Netzwerk mit einem Microsoft-Exchange-Server im Hintergrund aus. Der Microsoft-Exchange-Server speichert alle Daten zentral in Datenbanken ab, weil die Vernetzung von PST-Dateien als Standardfunktion nicht möglich ist. Das Produkt bietet dann auch Groupware an. Seit 2001 gibt es Alternativen zum Exchange-Server, die PST-Dateien oder einzelne Ordner davon synchronisieren (Outlook-Synchronisation) können oder die gemeinsame Nutzung von Outlook-Daten im Netzwerk anbieten, ohne dass sich der Anwender in die Kosten eines komplexen Server-Systems zu stürzen braucht.
Bei den Microsoft-Exchange-Server-Alternativen muss man zwischen typischen Synchronisationsprogrammen unterscheiden, welche das Netzwerk belasten, und solchen, die wie der Microsoft Exchange-Server oder das IBM Notes/Domino von IBM eigene, sogenannte Store Provider sind. Sämtliche Outlook-Ordner-Elemente sind hier in Echtzeit auf allen Arbeitsstationen verfügbar.
Der Versand von E-Mails, häufig auch Unified-Messaging-Funktionen wie integrierter Fax- und SMS-Versand, ist inzwischen sowohl zentral über den Exchange-Server, über Online-Provider als auch Stand-alone und mit den genannten Alternativen möglich.
Mit Hilfe des sogenannten „Project Managers“ des Entourage lassen sich zudem Microsoft-Office-Dokumente im Team verwalten. Eine ähnliche Funktion bietet Outlook ab Version 2003 standardmäßig an, wahlweise als echte Online-Zusammenarbeit mit Hilfe eines Sharepoint-Servers oder durch Bereitstellung der Dokumente in einem Intranet oder durch Mail-Versand der Dokumente. Entourage enthält zudem einen Newsreader.
Die Datenmigration lokal gespeicherter Daten zwischen Outlook (Windows) und Entourage (Mac OS) ist nicht oder bestenfalls mit Einschränkungen mittels Exchange-Server oder Drittprogrammen möglich. Mit Outlook 2011 für Mac ist eine Funktion, mit der lokale Daten aus Outlook für Windows importiert und verwendet werden können, integriert worden.
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