Bei Exchange Online, Lync Online und SharePoint Online handelt es sich um Dienste, die in der Cloud bereitgestellt werden. Das bedeutet, dass sich der Anwender nicht um die Wartung der Programme oder die Administration eines Servers kümmern muss.
Auch Aktualisierungen werden automatisch installiert und stehen sofort zur Verfügung. Das Büropaket Microsoft Office mit Word, Excel, PowerPoint und Co. kann entweder komplett heruntergeladen und installiert oder gestreamt werden. Letzteres bedeutet, dass die Anwendungen aus dem Internet geladen und nicht dauerhaft eingerichtet werden. Die Streaming-Funktion ist nur auf einem Computer mit Windows 7, Windows 8 und Windows 10 möglich, ältere Versionen des Betriebssystems und OS X werden nicht unterstützt.Microsoft garantierte eine Verfügbarkeit aller Anwendungen und Dienste in Office 365 von 99,9 Prozent im Jahresmittel.
Im Zuge der Einführung von Office 365 hat Microsoft damit begonnen, auch Software für Smartphones und Tablets anderer Hersteller zu produzieren, die den Zugriff auf Office 365 erleichtern sollen. Dazu gehören zum Beispiel Microsoft Teams für Android und für iOS, die eine VoIP-Verbindung ermöglichen, sowie SharePoint für iPhone und iPad. Seit dem Juni 2013 gibt es außerdem Office Mobile für iPhone, das eine Bearbeitung von Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien auf dem iPhone ermöglicht. Voraussetzung ist ein aktives Abonnement für Office 365.
Office Graph
Office Graph ist eine Komponente, die im Hintergrund von Office 365 ihren Dienst verrichtet. Sie sammelt und vernetzt Daten verschiedener Office-Produkte von Microsoft. Dabei setzt Office Graph unter anderem maschinelles Lernen ein. Es werden nicht nur die Daten, sondern auch die Interaktion der Nutzer mit den Daten und untereinander analysiert. Ziel ist eine Art softwarebasierter persönlicher Assistent, der einen bei der Arbeit unterstützt, indem er auf möglicherweise interessante Dateien und Kontakte hinweist. Dabei werden nur Daten berücksichtigt, auf welche der Nutzer auch Zugriffsrechte besitzt.
Kritik
Durch Gesetze der US-Bundesregierung wie FISA und Patriot Act haben US-Geheimdienste sowie kooperierende Geheimdienste weiterer Staaten Zugriff auf Anwenderdaten auch in der Europäischen Union. Obwohl Microsoft in einer Pressekonferenz zum Thema Datenschutz die konsequente Einhaltung europäischer und deutscher Datenschutzrichtlinien beteuerte, können Office-365-Administratoren exakt sehen, welche Aktionen Anwender wann in ihrem E-Mail-Konto ausführten, wenn sie Zugriffsrechte für die Ziel-E-Mail-Konten haben. Man sieht, welche E-Mails wer wann las, welche Anhänge geöffnet wurden und woher die Nachricht kam – und vieles mehr. Das Activities API ist eine Programmierschnittstelle, die ähnliche Angaben liefert, wie sie E-Mail-Admins erhalten, die E-Mailserver selbst im Haus betreiben. Auf konkrete Nachfrage hin gestand Microsoft die Existenz dieser „undokumentierten Funktion“ ein. Trotz Geltung der Datenschutz-Grundverordnung in der EU wurden Anwender über diese Funktionen zuvor nicht informiert.
Am 13. November 2018 wurde berichtet, eine Untersuchung der niederländischen Regierung komme zu dem Ergebnis, Microsoft Office 2016 und „365“ sammele persönliche Nutzerdaten und verstoße gegen die DSGVO. Microsoft hat auf diese Kritik reagiert und einige Änderungen vorgenommen. Dies wird aus der erneuten Prüfung vom 29. Juli 2019 ersichtlich, obwohl die Untersuchung noch offene Punkte sieht, wie. z. B. Daten über die Anzahl von Seiten, Absätzen etc. wurden signifikante Änderungen vorgenommen.
Am 18. September 2020 wurde die baden-württembergische Kultusministerin Susanne Eisenmann mit einem BigBrotherAward in der Kategorie Digitalisierung ausgezeichnet, weil sie Microsoft 365 an den Schulen ihres Bundeslandes einführen will. Laudatorin Leena Simon kritisierte, dass dabei die Daten von Lehrer und Schülern auf Servern von Microsoft lägen und dort nicht vor dem Zugriff von US-Geheimdiensten geschützt seien. Das sei auch dann der Fall, wenn die Server in Europa lägen. Zudem könne Microsoft das Verbot von Produktwerbung in Schulen umgehen. Eisenmann hatte zuvor versucht, den Einsatz von Microsoft 365 durch eine beim Microsoft-Partner PricewaterhouseCoopers in Auftrag gegebene Datenschutz-Folgenabschätzung legitimieren zu lassen. Diese Studie wurde nicht veröffentlicht. Der Landesdatenschutzbeauftragte Stefan Brink unterzog dem Programm in einem vom Parlament finanzierten Pilotprojekt einen Praxistest und ließ in einem Schreiben an das Kultusministerium kein gutes Haar daran: "Es gebe inakzeptabel hohe datenschutzrechtliche Risiken."[
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